Automatisierter Anwesenheits-Workflow mit N8N für Slack-basierte Teams

Automatisierter Anwesenheits-Workflow mit N8N für Slack-basierte Teams

Kundenübersicht

In der sich wandelnden Dynamik der Digitalisierung bleibt die manuelle Anwesenheitserfassung für viele Unternehmen ein mühsamer und fehleranfälliger Prozess. Ein mittelständisches Dienstleistungsunternehmen wandte sich an uns mit der Herausforderung, seinen täglichen Anwesenheitserfassungsprozess zu automatisieren. Dies erforderte, dass die Teammitglieder Excel-Daten über Slack hochluden und anschließend die HR-Daten manuell in Google Tabellen eingaben.

Die Herausforderung

Der Kunde nutzte für die Teamkommunikation vollständig Slack und für die tägliche Anwesenheitserfassung Excel-Tabellen. Die Personalverantwortlichen luden die von den Teamleitern in ihren jeweiligen Slack-Kanälen freigegebene Datei herunter, extrahierten die Anwesenheitsdaten manuell und aktualisierten ein zentrales Google-Tabellenblatt.

Dieser manuelle Prozess führte zu Problemen:
  • Fehler bei der Dateneingabe 
  • Eingeschränkte Transparenz der täglichen Anwesenheitsübersichten 
  • Ineffizienz und redundante Arbeit in den Abteilungen 
  • Verzögerungen bei der Anwesenheitserfassung.

Der Kunde benötigte eine Lösung, die automatisiert, präzise, skalierbar und nahtlos in die bereits eingesetzten Tools integriert war.

Erfolgskennzahlen

Schnellere Bearbeitung
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Fehlerreduzierung
0 %
HR-Produktivitätssteigerung
0 %

Unsere Lösungen

Wir haben einen automatisierten Anwesenheits-Workflow mit n8n entwickelt, einer Open-Source-Plattform für node-basierte Workflow-Automatisierung. Der Workflow reagiert automatisch auf Slack-Uploads, extrahiert Prozessdaten aus Excel-Tabellen, aktualisiert monatlich ein Google-Sheet und veröffentlicht eine Zusammenfassung in Slack – alles innerhalb von Sekunden.

Funktionen des Workflows:

  • MS Excel-Reader: hilft, Anwesenheitsmetriken (anwesend, halbtags, abwesend, Urlaub) aus der hochgeladenen Datei zu extrahieren.
  • Slack-Trigger: Lauscht auf eine Excel-Datei, die in einen bestimmten Slack-Kanal hochgeladen wurde.
  • Google Sheets-Integration: Es aktualisiert automatisch eine strukturierte monatliche Anwesenheitsliste.
  • Automatisierte Zusammenfassung: Es sendet die zusammenfassende Nachricht mit den wichtigsten Anwesenheitskennzahlen für den Tag zurück an Slack.

Dieser Arbeitsablauf eliminierte manuelle Aufgaben und ermöglichte Managern und Personalmitarbeitern die Echtzeit-Einsicht in die Anwesenheit.

Technologie-Stack

Komponenten

Verwendete Technologie 

Workflow-Engine 

n8n 

Kommunikation 

Slack

Dateiverarbeitung

Excel Reader (n8n-Modul)

Datenspeicherung

Google Tabellen

Fazit

Dank der modularen Architektur von n8n und der Integration in alltägliche Tools wie Slack und Google Sheets konnten wir eine Lösung bereitstellen, die den Anwesenheitserfassungsprozess unseres Kunden grundlegend verändert hat.

Wenn Ihr Unternehmen mit ähnlichen operativen Engpässen konfrontiert ist, unterstützen wir Sie bei der Entwicklung maßgeschneiderter Automatisierungs-Workflows, die Ihre Prozesse optimieren und die Produktivität steigern.