Digitales Einwilligungs- und E-Signatur-System vereinfacht die Aufnahme in eine Wellness-Klinik

Digitales Einwilligungs- und E-Signatur-System vereinfacht die Aufnahme in eine Wellness-Klinik

Kundenübersicht

Unser Kunde ist eine mittelgroße Klinik für psychische Gesundheit und Wellness mit Sitz in München. Sie bietet ihren Klient:innen ein breites Leistungsspektrum – darunter manuelle Therapie, Rehabilitation und Prävention.

Allerdings stand sie vor der Herausforderung, dass neue Patient:innen vor Behandlungsbeginn einen umfangreichen Aufnahmebogen ausfüllen, Einwilligungserklärungen unterschreiben und zahlreiche Formulare bearbeiten mussten. Dieser Prozess war zeitaufwändig und umständlich.

Die Herausforderungen

Jeder neue Patient muss vor Behandlungsbeginn umfangreiche Formalitäten erledigen. Die Rezeption war überlastet, und der Prozess wirkte veraltet. Schlimmer noch: Die Klinik war sich nicht sicher, ob ihr System zur Verwaltung der Patienteneinwilligung den strengen deutschen Gesundheitsvorschriften und der DSGVO entsprach.

Hier sind einige weitere Herausforderungen, mit denen unser Kunde konfrontiert war:

  • Manuelle Aufnahmeformulare führten zu Verzögerungen in Spitzenzeiten.
  • Sie wussten, dass sie modernisieren mussten, und zwar schnell.
  • Papierformulare werden oft verlegt.
  • Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO und des deutschen Gesundheitsdatenrechts.
  • Fehlende Möglichkeit zur Nachverfolgung der Patienteneinwilligung oder des Unterschriftenstatus.
  • Der Papierkramprozess ist umständlich und veraltet.

Erfolgskennzahlen

Effiziente Nachverfolgung
0 %
Steigerung der Abschlussquote
0 %
Null Verluste
0 %

Unsere Lösungen

Wir haben das gesamte Onboarding-Erlebnis digitalisiert und dabei Compliance und Benutzerfreundlichkeit in den Mittelpunkt gestellt. Wir haben ein digitales Formular- und E-Signatur-System entwickelt, das von jedem Gerät aus bedient werden kann. Bei der Terminbuchung erhalten unsere Kunden einen sicheren Link, um ihren Aufnahmeprozess online abzuschließen.

Unsere Leistungen:

  • Rechtsgültige E-Signatur mit Zeitstempel für die vollständige Einhaltung deutscher und EU-Standards
  • Intelligente Online-Formulare für mobile Endgeräte 
  • DSGVO-konforme Architektur mit verschlüsselten und sicher in Deutschland gehosteten Patientendaten
  • Administrations-Dashboard für das Klinikteam zur Nachverfolgung und Verwaltung unterzeichneter Dokumente

Innerhalb weniger Wochen konnte die Klinik einen Unterschied feststellen: 

  • Der Papierverbrauch wurde vollständig eliminiert.
  • Alle Einverständniserklärungen wurden sicher und konform gespeichert.
  • Das Personal hatte endlich Zeit, sich auf die Pflege zu konzentrieren, statt auf Verwaltungsaufgaben.

Abschließende Gedanken

Manchmal kann eine kleine Veränderung Großes bewirken. In der Zusammenarbeit mit unserem Kunden wurde uns klar, dass die digitale Transformation nicht immer massive Veränderungen erfordert; manchmal reicht schon eine kleine Verbesserung aus, um alles zu verbessern. Für diese Klinik für psychische Gesundheit und Wellness ging es bei der Umstellung auf papierloses Arbeiten nicht nur um Zeitersparnis, sondern auch um ein besseres und professionelleres Arbeitserlebnis. Es ist eine Erinnerung daran, dass die richtige digitale Lösung Zeit spart, Vertrauen schafft und es Ihrem Team ermöglicht, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.